Prenotazioni 24/7
Permetti ai pazienti di consultare le disponibilità e prenotare un appuntamento in totale autonomia, a qualsiasi ora, anche nei giorni festivi.
La reception virtuale che risponde 24/7 ai messaggi WhatsApp dei tuoi pazienti.
Automatizza prenotazioni, promemoria e risposte frequenti anche su WhatsApp con la Virtual Reception.
98%
Tasso di apertura dei
messaggi WhatsApp
messaggi WhatsApp
76%
Degli adulti desiderano
comunicare tramite
messaggistica
comunicare tramite
messaggistica
-60%
Riduzione dei no-show
grazie a messaggi
di reminder
grazie a messaggi
di reminder
Dati di settore e stime, non risultati garantiti.
Alcuni nostri clienti
Comunica con l'app più usata dai tuoi pazienti
Gestione modifiche e disdette
Disdire o spostare un appuntamento è possibile farlo in pochi click, liberando slot per altri pazienti in tempo reale.
Risposte automatiche alle FAQ
Orari di apertura, modalità di preparazione per un esame, indicazioni stradali. Il sistema risponde istantaneamente alle domande più comuni.
Promemoria intelligenti
Invia reminder automatici prima della visita per ridurre drasticamente gli appuntamenti dimenticati.
Follow-up e prevenzione
Ricorda al paziente, a distanza di mesi, di programmare la visita di controllo annuale o i successivi step terapeutici.
WhatsApp bot vs soluzioni tradizionali
Molti centri medici utilizzano già WhatsApp, ma pochi lo sfruttano come un asset strategico in grado di riempire l'agenda in totale autonomia. Ecco un confronto diretto tra l'approccio tradizionale e l'Intelligenza Artificiale della Virtual Reception:
| Funzionalità | Virtual Reception – WhatsApp Bot | WhatsApp Business |
|---|---|---|
| Tipo di risposta | Comprende il contesto della frase, risponde a domande specifiche e conversa come un assistente umano. | Invia sempre lo stesso identico testo preimpostato (es. “Grazie per averci contattato, ti risponderemo prima possibile”). |
| Comprensione del linguaggio | Capisce messaggi complessi, sinonimi, errori di battitura e persino le note vocali dei pazienti. | Non “legge” il testo inviato dal paziente. Si limita a scattare come un pilota automatico cieco al primo messaggio. |
| Automazioni delle prenotazioni | Consulta il gestionale medico in tempo reale, propone gli slot liberi e inserisce l'appuntamento in agenda. | Può solo rimandare a un link esterno o dire al paziente di attendere che la segretaria si liberi. |
| Flusso della conversazione | Conduce l'utente dall'inizio alla fine del processo di prenotazione. | Invia il messaggio di benvenuto e poi si disattiva. Tutta la chat successiva resta a carico dello staff. |
Domande frequenti
Il bot WhatsApp della Virtual Reception risponde come primo livello sul numero WhatsApp della tua struttura, con le stesse informazioni e lo stesso flusso del telefono.
Dà informazioni su orari, prestazioni e preparazione agli esami, prenota, sposta e disdice quando il gestionale è integrato e registra le richieste di ricontatto. Dal pannello un operatore può entrare nella conversazione in qualsiasi momento e rispondere di persona.
Sì: il bot WhatsApp riceve i messaggi vocali, li trascrive e risponde come farebbe con un messaggio scritto.
Nel pannello l'operatore trova la trascrizione e può riascoltare l'audio originale, utile quando il paziente detta un nome o una richiesta particolare.
Quando arriva una foto il bot si ferma: non analizza immagini sanitarie e passa la conversazione alla reception.
La segreteria riceve una notifica via email, apre la conversazione nel pannello e risponde da persona a persona. Vale per una ricetta scritta a penna come per la foto di un neo o di un arrossamento della pelle: valutare un'immagine clinica resta compito del personale, a tutela del paziente e della struttura.
No, non serve un nuovo numero: il bot lavora sul numero WhatsApp della tua struttura, che può essere anche un numero fisso.
Se usi già WhatsApp Business, analizziamo la configurazione esistente e attiviamo la Virtual Reception mantenendo la continuità del servizio verso i pazienti.
Sì, ma con le regole di Meta: se il paziente non scrive da più di 24 ore, la struttura può ricontattarlo per prima solo con un messaggio modello approvato.
Entro 24 ore dall'ultimo messaggio del paziente la conversazione è libera. Oltre, dal pannello si invia il modello approvato con un pulsante, per esempio per riprendere una richiesta rimasta in sospeso; quando il paziente risponde, la conversazione riparte normalmente. Lo stesso meccanismo permette di inviare un WhatsApp quando le chiamate di conferma in uscita restano senza risposta.
Sì: la Virtual Reception usa la stessa documentazione e le stesse prestazioni su tutti i canali, quindi su WhatsApp risponde come al telefono.
Aggiorni un orario o una convenzione una volta sola nel pannello e vale ovunque. Anche le istruzioni di preparazione sincronizzate dal gestionale sono le stesse, per esempio quelle di un esame che richiede il digiuno.
Su WhatsApp il consumo è di pochi centesimi per sessione di conversazione e, secondo la nostra stima, raramente supera una decina di euro al mese.
A questo si aggiunge il canone del canale WhatsApp, indicato nel preventivo: la Virtual Reception è modulare e attivi solo i canali che ti servono, anche partendo da WhatsApp e aggiungendo il telefono in un secondo momento. Il prezzo di listino pubblico riguarda il canale voce, da 224 € al mese IVA esclusa. Le altre domande su costi e attivazione sono nelle FAQ della Virtual Reception.
Sì: la chat sul sito e l'email sono canali della stessa Virtual Reception e usano le stesse informazioni di WhatsApp e del telefono.
- Chat sul sito: si installa come una finestrella sulle pagine; per prenotare procede come al telefono oppure porta il paziente alla tua pagina di prenotazione online. Sui siti con buon traffico, nella nostra esperienza, arriva a gestire il 20–30% delle conversazioni; con poco traffico conviene partire dal telefono.
- Email: è il canale più recente; l'assistente prepara una bozza di risposta che l'operatore invia, modifica o scarta, e su argomenti specifici può rispondere in automatico. Ha senso se ricevi molte email ripetitive.
Sì: la Virtual Reception su WhatsApp funziona anche per specialisti autonomi e piccoli studi, con flussi più semplici.
Anche senza un gestionale strutturato l'agenda può appoggiarsi a Google Calendar o Outlook Calendar, e puoi partire dal solo canale WhatsApp per aggiungere gli altri in seguito.
Fai come i tuoi pazienti. Affidati a specialisti riconosciuti.
Porta WhatsApp nella tua segreteria con un'esperienza rapida, professionale e sempre disponibile.