Tu centro oftalmológico recibe llamadas para reservas, revisiones periódicas de la vista y exámenes diagnósticos. La Virtual Reception de Run2AI responde 24 horas al día, 7 días a la semana: gestiona la agenda, recoge la información del paciente y confirma las citas sin sobrecargar la recepción.
Las ventajas concretas para tu centro oftalmológico
El asistente reserva consultas oftalmológicas, revisiones de visión y exámenes instrumentales como OCT, campo visual y topografía, alineándose con las duraciones y los recursos de tu centro.
Organiza seguimientos y revisiones periódicas de la vista, reduciendo las ausencias y manteniendo actualizado el calendario según las indicaciones clínicas y las políticas del centro.
El asistente virtual responde a las llamadas fuera de horario, los fines de semana y los festivos. Los pacientes pueden reservar o solicitar información en cualquier momento.
Según nuestras estimaciones, una hora de llamadas gestionadas por un operador cuesta de media 18-20 €, mientras que con la IA el coste baja a unos 6 €. El personal de recepción se libera de las actividades repetitivas y puede dedicarse a la atención presencial.
Reserva consultas oftalmológicas directamente en la agenda del sistema de gestión, verificando disponibilidad en tiempo real
Gestiona slots y solicitudes para exámenes como campo visual, OCT y topografía, en coherencia con los recursos del centro
Soporta recordatorios y avisos para revisiones periódicas y seguimientos, según las reglas definidas con tu equipo
Funciona con centralitas VoIP y tradicionales sin cambiar tu infraestructura telefónica
Gestiona cambios y cancelaciones de citas actualizando automáticamente el calendario
Datos cifrados y alojados en Europa, sin entrenar modelos con las conversaciones y con un plazo de conservación que decide el centro
Experiencias de centros oftalmológicos que usan Virtual Reception
El asistente de IA nos permite atender por teléfono a nuestra clientela 24/7, apoyando activamente a nuestro equipo de centralita durante el horario laboral.
Comenzamos la colaboración con Run2AI en septiembre. Desde los primeros meses de configuración se mostraron serios, profesionales y muy disponibles. Estamos operativos desde enero y debo decir que tanto la centralita como el chatbot funcionan muy bien, ofreciendo a los pacientes la posibilidad de pedir cita 7 días a la semana, 24 horas al día. ¡Enhorabuena!
La Virtual Reception es un verdadero cambio para nuestra recepción: gracias a la función de callback, cada solicitud queda registrada automáticamente y ningún paciente se queda sin respuesta.
En conjunto, la valoración es sin duda positiva. En estas primeras semanas, la Virtual Reception se ha revelado un apoyo interesante en la gestión de los horarios de cierre.
La valoración es positiva y, tras la formación inicial, la Virtual Reception se comporta de manera adecuada.
Estamos muy satisfechos con nuestra nueva colega virtual Monica, que nos está brindando una ayuda inestimable en la gestión de las llamadas, tanto con la información que proporciona como con las solicitudes de devolución de llamada, porque resume muy bien el motivo de la solicitud del usuario que desea ser contactado.
El sistema está funcionando. Los operadores revisan diariamente las reservas realizadas en los horarios extra de apertura de mostradores y, por ahora, no han detectado ninguna incidencia. Le agradezco su constante disponibilidad.
Empezamos hace un tiempo la relación con Run2 y nos alegró encontrar personas competentes y rápidas en las respuestas y en la adaptación a nuestras distintas necesidades. Opinión favorable.
Estamos entusiasmados con el potencial de la plataforma “Virtual Reception”: en estos primeros meses de uso hemos observado una clara mejora en la organización del contacto con los pacientes. Un agradecimiento especial al equipo de Run2AI por su constante disponibilidad, su profesionalidad y la atención demostrada para satisfacer nuestras necesidades de personalización.
“Virtual Reception” está demostrando ser una herramienta con un potencial enorme para optimizar el flujo de contacto con nuestros pacientes. Hasta hoy la experiencia es extremadamente positiva, también gracias al excelente trabajo del equipo de Run2AI: asistencia impecable, gran disponibilidad y máxima escucha a la hora de adaptar la plataforma a nuestras necesidades.
Introdujimos Virtual Reception de Run2AI en nuestro policlínico Centro Salute Raimondi de Gorla Minore, gestionado por ARGENTUM, con el objetivo de aligerar el trabajo de la recepción y mejorar la gestión de las solicitudes de los pacientes. Los resultados han sido muy positivos. Uno de los problemas que queríamos resolver era el de las llamadas perdidas en los momentos de mayor afluencia: hoy, gracias a Virtual Reception, los pacientes ya no encuentran las líneas ocupadas y obtienen fácilmente información sobre calendarios, citas y procedimientos. También para el personal el cambio ha sido importante: muchas solicitudes repetitivas se gestionan automáticamente, lo que deja más tiempo para las situaciones que requieren atención y un contacto directo. Estamos muy satisfechos con la decisión. Run2AI nos ha permitido utilizar la inteligencia artificial de forma realmente útil y concreta, mejorando un servicio fundamental para nuestros pacientes.
Su “virtual reception” es una herramienta utilísima para agilizar las esperas de los pacientes, mejorar la calidad percibida y reducir las cargas de trabajo. La hemos adoptado con éxito en nuestros Centros Médicos Metica. Excelente el soporte de Run2AI en cada fase del proyecto, desde la adopción y la configuración hasta el mantenimiento constante y la revisión del servicio.
Antes de hablar del excelente producto, quiero destacar la gran disponibilidad de la empresa hacia sus clientes y sus necesidades. El producto es muy versátil, configurable para distintas necesidades y bien integrado con programas de gestión externos. En pocos pasos se consigue un operador virtual preciso, que da a los usuarios la información correcta y reserva puntualmente en el programa de gestión externo. Además, el panel de gestión nos permite recuperar incluso a los clientes más “tímidos”, haciendo un seguimiento de las conversaciones. Si tienes problemas, por falta de tiempo o de personal, para gestionar los canales de comunicación, ya sea teléfono, web o WhatsApp, esta es la solución.
Tras una fase inicial de preparación e introducción de datos, el programa empieza a mostrar toda su eficacia. Para Biomedica srl es una herramienta fundamental, porque nos permite gestionar y descongestionar de forma ordenada el flujo de llamadas entrantes. Sin este servicio habríamos seguido perdiendo trabajo por no poder atender todas las solicitudes telefónicas entrantes. Un excelente apoyo operativo.
Uso Run2AI para gestionar nuestros canales de comunicación y, en general, la experiencia ha sido muy positiva. PROS: Gran facilidad de uso: la plataforma es intuitiva y se aprende rápido. Voz natural y clara: la voz de la IA suena natural y se entiende con facilidad, lo que marca una diferencia real en las interacciones con los clientes. Configuración sencilla: la puesta en marcha es directa y empezamos a funcionar sin dificultades. Buen panel de control: ofrece una visión clara de la actividad y facilita la supervisión. Excelente soporte posventa: el equipo es ágil, competente y realmente servicial. CONTRAS: Los costes pueden ser más altos de lo previsto si el sistema no está bien optimizado, así que conviene dedicar tiempo a ajustar la configuración desde el principio. El precio de cada función no es del todo transparente: no siempre está claro cuánto cuesta cada una, lo que hace más difícil prever el gasto final. Conclusión: Totalmente recomendable. Run2AI ofrece excelentes resultados en la gestión de los canales de comunicación. Solo hay que optimizar la configuración y aclarar desde el principio la estructura de costes para evitar sorpresas.
Caso de éxito
El Studio Oculistico Postorino-La Mattina utiliza Recepción Virtual 24/7 para una atención telefónica accesible: voz adaptada a pacientes mayores, integración con Google Calendar y Call Me Back para secretaría.
A cinco meses: +60% de llamadas atendidas en tres meses, reservas automatizadas de 30 a 120 al mes e integración ligera con el Google Calendar de cada especialista.
Leer el caso completoSí: uno de los primeros clientes de Run2AI es una clínica oftalmológica especializada en cataratas, con pacientes de edad muy avanzada, y la Virtual Reception ha demostrado la misma eficacia que con los pacientes más jóvenes. No hay menús de «pulse 1»: el paciente habla como lo haría con recepción, puede interrumpir y cambiar de tema, y la velocidad de la voz está ajustada para que resulte clara incluso para los pacientes de más edad.
Estimamos que la conversación avanza sin problemas en el 95–98 % de los casos. En el 1–2 % de llamadas difíciles, que también lo serían para un operador, el asistente detecta que la conversación no progresa y la pasa a una persona.
Sí: la Virtual Reception reserva consultas oftalmológicas, revisiones periódicas, seguimientos y pruebas instrumentales como OCT, campo visual y topografía corneal, respetando las duraciones y los recursos que tu clínica tiene configurados en el programa de gestión. Si el paciente pide un oftalmólogo por su nombre, busca solo en sus agendas; si no, ofrece la primera disponibilidad de todos los médicos que realizan ese servicio.
Cuando la petición es genérica («tengo que revisarme la vista»), el asistente hace las preguntas necesarias para llegar al servicio correcto de tu lista de precios, y los nombres coloquiales de las pruebas se pueden añadir como sinónimos. Los servicios que prefieras gestionar tú se quedan en modalidad Por gestionar: el asistente recoge la solicitud y recepción devuelve la llamada.
La Virtual Reception se integra con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS y RB Software Center Ges.La.An.; una clínica sin programa de gestión, incluso con agenda en papel, puede empezar con Google Calendar u Outlook Calendar. En ambos casos el asistente lee la disponibilidad en tiempo real y registra la cita, y si tu programa de gestión envía recordatorios por SMS o email, se siguen enviando.
La clínica oftalmológica Postorino-La Mattina, por ejemplo, trabaja con el Google Calendar de cada médico: los médicos siguen actualizando sus calendarios como siempre y el asistente reserva directamente en ellos. Con Doctolib sin Vettore, en cambio, el asistente recoge la solicitud para recepción o lleva al paciente a tu página de reserva online.
Sí: la Virtual Reception lee las instrucciones de preparación asociadas a cada servicio antes de proponer fechas, así el paciente las escucha antes de elegir el día. Son las indicaciones que fija tu clínica, por ejemplo venir acompañado o traer las gafas que usa o los informes de consultas anteriores, y llegan de los servicios sincronizados desde el programa de gestión o de la documentación.
La misma información vale para teléfono, WhatsApp y chat, y se actualiza en un solo sitio. Si un paso de la preparación requiere el criterio del médico, como suspender un tratamiento, el asistente no lo decide: repite solo lo que está escrito y pasa cualquier duda a recepción.
Para una intervención que requiere coordinar varias agendas, como cirujano y anestesista, la Virtual Reception usa la modalidad Por gestionar: recoge los datos del paciente, el servicio solicitado y sus preferencias, y crea una solicitud que recepción encuentra en el panel. Así la planificación sigue en manos del equipo, mientras el asistente se ocupa de recopilar la información.
Las solicitudes funcionan como un pequeño sistema de tickets: en amarillo las pendientes, en verde las ya devueltas, con registro de quién llamó y cuándo. Las consultas y pruebas más sencillas pueden quedarse en modalidad Integrada, con reserva directa en la agenda.
La Virtual Reception no da consejos clínicos ni entra a valorar síntomas, pero reconoce los elementos de urgencia en lo que dice el paciente (por ejemplo, «me operaron y tengo que ir ahora mismo, ha pasado algo grave»): en ese caso no sigue con una reserva ordinaria, aconseja acudir a urgencias, llamar a los servicios de emergencia (el 118 en Italia) o ir a la clínica según las reglas que hayas fijado, y, si está previsto, lanza una alerta o pasa la llamada enseguida a una persona.
Igual que un operador, no puede adivinar una urgencia que el paciente no expresa. Si llega por WhatsApp la foto de un ojo, el asistente no la analiza: se detiene y recepción recibe un aviso por email para responder personalmente. Más información sobre el bot de WhatsApp con IA para centros médicos.
Sí: con la Virtual Reception los datos de los pacientes se quedan en Europa, en Google Cloud Platform, con modelos de IA ejecutados en Europa, cifrado en reposo y sin entrenar ningún modelo con las conversaciones. El asistente siempre dice que es un asistente virtual y remite a la política de privacidad de la clínica.
Tú eliges cuánto tiempo se conservan las conversaciones, con borrado automático al vencer el plazo (por ejemplo, al cabo de uno o dos meses); los datos solo se ven en claro al entrar en el panel con credenciales propias. Run2AI firma como encargado del tratamiento y facilita a tu DPD la información y la documentación sobre los servidores; las grabaciones de audio sirven solo para resolver incidencias técnicas, se borran en un plazo máximo de 7 días y solo puede escucharlas el responsable técnico autorizado.
Para una clínica oftalmológica, la Virtual Reception parte de 224 € al mes, IVA no incluido, en el canal telefónico, con 500 minutos de conversación incluidos al mes; a eso se suman una activación única y, por encima de esa franja, el consumo por minuto. Puedes empezar solo con el teléfono y añadir después WhatsApp, chat o llamadas salientes, y la cuota también se puede pagar cada tres meses.
La activación suele llevar de 2 a 3 semanas, con la formación del personal incluida. Antes de decidir, puedes llamar al número de demostración de la web y pedir a tus compañeros y socios que lo prueben también; después de la demo hay un entorno de prueba donde ves las llamadas de test en tiempo real en el panel. Más respuestas en las preguntas frecuentes sobre la Virtual Reception.
Reserva una demo gratuita y descubre cómo la Virtual Reception puede transformar la gestión de llamadas en tu centro oftalmológico.
Reserva demo gratuitaConoce el producto completo: la secretaría virtual IA de Run2AI.