L'AI che ti aiuta a dare sempre una risposta ai tuoi pazienti

Puoi far gestire all'AI le chiamate in ingresso che scegli tu: le regole le imposti sul centralino, e la Virtual Reception risponde solo alle telefonate che le vengono passate.

Gli scenari più comuni, spesso attivati uno dopo l'altro:

• fuori orario, per non lasciare senza risposta sera, notte, weekend e festivi;
• overflow, quando tutti gli operatori sono già al telefono;
• fasce di picco, come le prime ore del mattino o il lunedì, quando le linee si saturano;
• primo livello h24, dopo il rodaggio: l'assistente risponde per primo e passa agli operatori solo ciò che richiede davvero una persona.

Cosa risponde l'assistente e come prenota è descritto nella pagina della Virtual Reception.

Con un centralino VoIP la Virtual Reception si collega tramite trunk SIP: sul centralino si crea un interno dedicato all'assistente e le chiamate gli vengono passate secondo le regole che decide la struttura.

Il collegamento è già in uso con centralini cloud diffusi come 3CX. Per i trasferimenti verso gli operatori si configura un secondo interno "gemello": se la chiamata tornasse sull'interno iniziale finirebbe di nuovo all'assistente, in loop. La configurazione si fa insieme a chi gestisce il tuo centralino, con i collaudi prima di andare in produzione.

Anche senza VoIP si può partire: con un centralino analogico bastano un numero dedicato e l'inoltro di chiamata, così quando nessuno risponde il telefono trasferisce la chiamata alla Virtual Reception.

• Centralino proprietario chiuso: le strade sono tre, cioè passare a un fornitore VoIP, adottare un centralino in cloud oppure iniziare con l'inoltro di chiamata per testare il servizio.
• Solo cellulari con SIM: la deviazione verso l'assistente si attiva e disattiva a mano, perché mancano le regole orarie di un centralino.

Se non hai un VoIP, possiamo metterti in contatto con i partner di Run2AI per un preventivo senza impegno.

Le chiamate contemporanee che la Virtual Reception può gestire dipendono dalle linee del tuo centralino: con 12 linee, l'assistente sostiene 12 conversazioni insieme.

Lato Run2AI non c'è un tetto pratico, quindi il collo di bottiglia non è più il numero di operatori liberi ma la capacità delle linee telefoniche. Per questo l'assistente regge i picchi del lunedì mattina senza dover dimensionare il personale su quei momenti; se le linee non bastano, puoi valutare con il tuo fornitore di telefonia se aumentarle.

In orario di apertura la Virtual Reception trasferisce la chiamata all'operatore tramite l'interno gemello configurato sul centralino, quando il paziente chiede una persona o la richiesta ha bisogno di un intervento umano.

Se il paziente cerca qualcuno per nome o un ufficio, per esempio l'amministrazione o la fatturazione, l'assistente lo instrada all'interno giusto rispettando gli orari di ciascuno: fuori da quegli orari registra una richiesta di ricontatto invece di far squillare il telefono a vuoto. Lo smistamento verso persone o team fa parte del piano Pro.

A centro chiuso la Virtual Reception risponde comunque: dà le informazioni, prenota se il gestionale è integrato e, quando serve una persona, registra una richiesta di ricontatto.

La mattina dopo la segreteria trova nel pannello nome, numero e sintesi di ogni richiesta. Le richieste funzionano come un piccolo ticketing: gialle quelle da gestire, verdi quelle già richiamate, con traccia di chi ha richiamato e quando. Con un centralino in cloud il paziente si richiama direttamente dal pannello.

Sì: la Virtual Reception lavora ogni giorno con utenze molto anziane e con pazienti di regioni diverse, dal Veneto alla Sicilia e alla Sardegna, con una buona tenuta sugli accenti locali.

Il paziente parla come farebbe con una persona: niente "premi 1", può interrompere e cambiare argomento, e la voce ha una velocità pensata per essere chiara anche per i più anziani. Nella nostra esperienza si ragiona sul 95–98% delle telefonate; nell'1–2% di chiamate difficili, che lo sarebbero anche per un operatore, l'assistente si accorge che la conversazione non avanza e passa a una persona.

Se dalla telefonata emergono segnali di urgenza, la Virtual Reception non procede con una prenotazione ordinaria: consiglia di chiamare il 118 o di andare al pronto soccorso.

Dove la struttura lo prevede, può anche far scattare un alert o trasferire subito la chiamata a un operatore. L'assistente non entra mai nel merito dei sintomi e non dà consigli clinici; come accadrebbe a un operatore, può riconoscere solo l'urgenza che il paziente esprime.

Le registrazioni audio delle telefonate vengono conservate solo per verifiche tecniche, al massimo 7 giorni, e può ascoltarle solo il responsabile tecnico autorizzato.

L'assistente si presenta sempre come assistente virtuale e richiama l'informativa privacy della struttura. Trascrizioni e dati restano su Google Cloud Platform in Europa, crittografati a riposo, e vengono cancellati in automatico dopo il periodo di conservazione scelto dalla struttura; nessun modello viene addestrato sulle conversazioni. Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento. Le altre domande su privacy e attivazione trovano risposta nelle FAQ della Virtual Reception.