Il tuo centro di fisioterapia coordina cicli di terapie, follow-up di sedute e trattamenti con specialisti diversi. La Virtual Reception di Run2AI gestisce prenotazioni e richieste dei pazienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7: organizza l'agenda, supporta i percorsi riabilitativi e libera la segreteria dalle chiamate ripetitive.
I vantaggi concreti per il tuo centro e il tuo team
Prenota e coordina percorsi su più sedute fisioterapiche: l'AI organizza le sessioni successive, gestisce i follow-up e mantiene il ciclo riabilitativo allineato all'agenda del centro.
Gestisce in modo indipendente il calendario di ogni fisioterapista, rispettando orari, turni e disponibilità. I pazienti prenotano con il professionista giusto senza sovrapposizioni.
L'assistente virtuale risponde anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. Pazienti e caregiver possono prenotare sedute o chiedere informazioni in qualsiasi momento.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria si concentra sull'accoglienza in studio e sulle attività a maggior valore.
Prenota le sedute fisioterapiche direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Struttura i cicli su più sedute, programma le sessioni successive e organizza i follow-up nel percorso riabilitativo
Allinea le agende dei diversi fisioterapisti, gestendo slot, durata delle sedute e disponibilità individuali
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di strutture sanitarie che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
Storia di successo
Il Centro Medico Fisioterapico IGEA ha attivato la Virtual Reception omnicanale per azzerare le chiamate perse, strutturare le richiamate e prenotare gli appuntamenti riabilitativi in autonomia su voce, chat web e WhatsApp.
Oltre 1.240 interazioni mensili gestite; 10% convertite in prenotazioni autonome; 100% di tracciamento delle chiamate perse per i percorsi di fisioterapia e ortopedia.
Leggi la storia completaSì: con il gestionale integrato, la Virtual Reception di Run2AI prenota le sedute di un ciclo di fisioterapia proponendo solo gli orari davvero liberi e registrando ogni appuntamento direttamente nell'agenda del centro.
Per ogni trattamento decidi tu come deve comportarsi il bot. Le sedute che non richiedono valutazioni possono essere prenotate in autonomia; un ciclo che il fisioterapista vuole impostare dopo la prima valutazione può invece essere configurato come «da gestire», così l'assistente raccoglie la richiesta e la passa alla segreteria. Il paziente può spostare o disdire una singola seduta anche la sera o nel weekend, al telefono, in chat o su WhatsApp, e dopo la prenotazione partono i promemoria SMS o email già previsti dal gestionale.
La Virtual Reception si collega al gestionale del centro fisioterapico, legge in tempo reale l'agenda di ogni fisioterapista e inserisce l'appuntamento in quella corretta, senza sovrapposizioni.
Se il paziente chiede il suo terapista di fiducia, il bot cerca solo nelle disponibilità di quella persona; se non ha preferenze, propone il primo orario utile tra tutti i fisioterapisti che eseguono il trattamento richiesto. Il gestionale resta il sistema principale: trattamenti, prezzi e professionisti si importano con un pulsante «sincronizza», senza doppio inserimento.
Le integrazioni attive comprendono Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS e RB Software Center Ges.La.An.; chi lavora con un'agenda semplice può usare Google Calendar o Outlook Calendar. Con Doctolib senza Vettore non c'è lettura in tempo reale delle agende: il bot risponde alle domande, raccoglie la richiesta per la segreteria o porta il paziente alla pagina di prenotazione online.
Risponde la Virtual Reception: il centralino del centro le passa le chiamate secondo le regole che decidi tu, di solito fuori orario e quando chi è in reception o in palestra non può staccarsi dai pazienti.
Il bot dà informazioni, prenota e sposta sedute; quando serve una persona, in orario trasferisce la chiamata, mentre a centro chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi. Nel pannello ogni richiesta resta gialla finché non viene gestita e diventa verde quando il paziente è stato richiamato, con traccia di chi l'ha fatto e quando. Funziona con centralini VoIP, tramite un interno dedicato, e con linee tradizionali, tramite inoltro di chiamata.
È la strada scelta dal Centro Medico Fisioterapico IGEA, che con voce, chat web e WhatsApp ha azzerato le chiamate perse e organizzato le richiamate.
No: la segreteria virtuale AI del centro di fisioterapia non dà consigli clinici e non sceglie la terapia; sui sintomi non entra nel merito e lascia la valutazione ai fisioterapisti.
Il suo lavoro è organizzativo. Se il paziente sa già cosa deve prenotare, lo capisce anche quando usa un nome diverso da quello del listino, perché per ogni trattamento si possono inserire sinonimi e nomi colloquiali. Se la richiesta resta poco chiara, chiede di precisare oppure passa il paziente alla segreteria. Se invece il paziente descrive una situazione urgente, non prosegue con una prenotazione ordinaria e consiglia il 118 o il pronto soccorso.
La Virtual Reception chiede al paziente con quale compagnia o fondo è assicurato, così da verificare la presa in carico in base alle convenzioni attive del centro di fisioterapia.
Le convenzioni sono un capitolo della documentazione che aggiorni dal pannello, anche diverso per sede, insieme a orari, pagamenti e parcheggi: quando un accordo cambia, modifichi quel capitolo e l'informazione vale subito al telefono, in chat e su WhatsApp. Per ogni trattamento e regime puoi inoltre scegliere un comportamento diverso, per esempio prenotazione automatica per i pazienti privati e raccolta della richiesta per la segreteria quando c'è di mezzo una pratica assicurativa.
Sì, con il modulo opzionale per le chiamate in uscita la Virtual Reception telefona ai pazienti qualche giorno prima della seduta e chiede se confermano, spostano o disdicono.
È una conversazione vera, in cui il paziente può anche fare domande. L'esito compare subito nel pannello e l'orario liberato da una disdetta si può riassegnare a un altro paziente; se dopo 2–3 tentativi il paziente non risponde, può partire un messaggio WhatsApp. Gli appuntamenti da chiamare arrivano dal gestionale o da un file importato. Per richiami periodici, come un controllo a qualche mese dalla fine del ciclo, serve un consenso solido del paziente. Trovi i dettagli nella pagina sulla gestione delle chiamate in uscita con AI.
Sì: la Virtual Reception tratta i dati dei pazienti del centro di fisioterapia secondo il GDPR, con archiviazione su Google Cloud Platform in Europa e modelli AI eseguiti in Europa.
In pratica:
Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e fornisce al DPO un'informativa dedicata. Altre risposte su dati e registrazioni sono nelle domande frequenti sulla segreteria virtuale AI.
La Virtual Reception per un centro di fisioterapia parte da 224 € al mese (IVA esclusa) per il canale telefono.
Il costo è modulare: attivi solo i canali che ti servono, come telefono, WhatsApp e chat del sito, e puoi aggiungerne altri più avanti. Le voci sono tre: attivazione una tantum (configurazione, collaudi e formazione dello staff), canone annuale o trimestrale e consumo oltre la soglia inclusa, che per il canale voce è di 500 minuti di conversazione effettiva al mese, circa 350 chiamate. L'integrazione con il gestionale ha un prezzo a forfait.
Di solito il centro è operativo in 2–3 settimane, e si può partire con un pilota anche solo fuori orario. Prima di decidere puoi chiamare gratis il numero dimostrativo sul sito.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo centro di fisioterapia.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segretaria automatizzata di Run2AI.