Il tuo centro veterinario riceve decine di chiamate al giorno tra prenotazioni visite, richiami vaccinali, follow-up post-operatori e urgenze. La Virtual Reception di Run2AI gestisce tutto in automatico, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: risponde alle chiamate, prenota visite, gestisce i promemoria vaccinali e smista le emergenze senza perdere una sola telefonata.
I vantaggi concreti per il tuo centro veterinario
L'assistente AI gestisce le prenotazioni per visite generiche, controlli specialistici, interventi chirurgici, vaccinazioni e toelettatura. Verifica le disponibilità in tempo reale e prenota nell'agenda del veterinario corretto.
L'AI riconosce dalle parole del proprietario i segnali di urgenza, non prosegue con una prenotazione ordinaria e indica il pronto soccorso veterinario o la struttura; se lo hai previsto, fa scattare un alert o passa la chiamata al veterinario reperibile, anche fuori orario.
L'assistente virtuale risponde alle chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. I proprietari possono prenotare visite e ricevere informazioni in qualsiasi momento, aumentando il tasso di prenotazione.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 euro, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 euro. Il personale di segreteria viene liberato dalle attività ripetitive e può dedicarsi all'accoglienza in struttura e al supporto ai veterinari.
Prenota visite veterinarie, controlli, interventi e vaccinazioni direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Gestisce le richieste relative ai richiami vaccinali e ai piani di profilassi, aiutando i proprietari a mantenere aggiornato il calendario sanitario del loro animale
Riconosce le urgenze veterinarie e indirizza il proprietario al pronto soccorso veterinario o in struttura; se previsto, avvisa lo staff o passa la chiamata al veterinario reperibile
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Risponde alle domande sui servizi offerti, orari di apertura, preparazioni pre-intervento e indicazioni post-operatorie
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di strutture che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
La Virtual Reception si integra con gestionali veterinari come Snoots e Alcyon Dr.Vet: legge in tempo reale le agende dei veterinari, propone al proprietario gli orari liberi e inserisce la visita direttamente nel gestionale.
Se il proprietario chiede un veterinario per nome, il bot cerca solo nella sua agenda; altrimenti propone la prima disponibilità tra tutti i colleghi che eseguono quella prestazione. Visite, vaccinazioni, controlli e interventi si importano dal gestionale con un pulsante «sincronizza», senza doppio inserimento, e dopo la prenotazione partono i promemoria che il gestionale già prevede. Se il centro lavora con un'agenda semplice, il bot può appoggiarsi a Google Calendar o Outlook Calendar; con piattaforme che non consentono l'integrazione raccoglie la richiesta e la passa alla segreteria.
Quando il proprietario descrive un'emergenza, la Virtual Reception riconosce i segnali di urgenza, non prosegue con una prenotazione ordinaria e indica subito cosa fare: rivolgersi al pronto soccorso veterinario o venire in struttura, secondo le istruzioni del centro.
Se lo hai previsto in configurazione, il bot può anche far scattare un alert al personale o passare la chiamata al veterinario reperibile. Riconosce l'urgenza dalle parole del proprietario, per esempio quando racconta che il cane è stato investito o che il gatto ha ingerito qualcosa e sta male; come un operatore, però, non può indovinare un'urgenza che il proprietario non esprime. Non dà mai indicazioni cliniche o di primo soccorso: il suo compito è indirizzare in fretta il proprietario verso chi può aiutare l'animale.
Sì, con il modulo opzionale per le chiamate in uscita la Virtual Reception contatta i proprietari per i richiami periodici, come le vaccinazioni, e per confermare le visite già in agenda.
Il bot telefona qualche giorno prima: il proprietario conferma, sposta o disdice e l'esito compare subito nel pannello, con lo slot liberato di nuovo disponibile. Se dopo 2–3 tentativi non risponde, può partire un messaggio WhatsApp. Gli appuntamenti da chiamare arrivano dal gestionale o da un file importato. Per i richiami periodici serve il consenso del proprietario; per campagne più ampie conviene coinvolgere il DPO e verificare il registro delle opposizioni. Trovi il funzionamento completo nella pagina sulle chiamate in uscita con AI.
La Virtual Reception non dà consigli veterinari: risponde su orari, servizi, preparazioni e prenotazioni, mentre le domande sulla salute dell'animale restano al veterinario.
In orario il bot trasferisce la chiamata allo staff; a centro chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome del proprietario, numero e sintesi del problema. Se su WhatsApp arriva la foto dell'animale o di una ferita, il bot si ferma e non la analizza: la reception riceve una notifica via email e risponde direttamente al proprietario. Può invece ripetere le istruzioni di preparazione che hai inserito, come il digiuno prima di un intervento. Come lavora il canale lo trovi nella pagina sul bot WhatsApp con AI.
Risponde la Virtual Reception, anche di notte e nei festivi, su tutte le chiamate che il centralino del centro veterinario le passa: di solito fuori orario e quando il personale è occupato con gli animali in sala visita.
Il bot dà informazioni su orari e servizi e prenota, sposta o disdice le visite. Quando serve una persona, in orario trasferisce la chiamata all'interno giusto; a centro chiuso registra una richiesta di ricontatto che lo staff trova evidenziata nel pannello finché qualcuno non richiama. Funziona con centralini VoIP tramite un interno dedicato e con linee tradizionali tramite inoltro di chiamata. Nella nostra esperienza, dopo il rodaggio molte strutture lo usano come primo livello h24 e passano allo staff solo ciò che richiede davvero una persona.
Sì: la Virtual Reception è nata multisede e gestisce gruppi veterinari con più ambulatori o cliniche, ciascuno con i propri orari, indirizzo, servizi e chiusure straordinarie.
Se ogni sede ha il suo numero, il bot sa già quale struttura sta chiamando il proprietario; con un numero unico gli chiede in quale sede vuole portare l'animale. Gli operatori possono essere associati a una o più sedi e nel pannello vedono solo le richieste di loro competenza. Il piano Pro aggiunge statistiche avanzate e lo smistamento delle chiamate verso persone o team, e il costo per sede diminuisce al crescere del numero di sedi.
Sì: i dati dei proprietari e dei loro animali raccolti dalla Virtual Reception sono trattati nel rispetto del GDPR, archiviati su Google Cloud Platform in Europa ed elaborati da modelli AI eseguiti in Europa.
Le conversazioni non vengono usate per addestrare alcun modello, sono crittografate a riposo e restano leggibili solo a chi accede al pannello con le proprie credenziali. Il centro sceglie per quanto conservarle, per esempio uno, due o tre mesi, e alla scadenza si cancellano in automatico; le registrazioni audio delle telefonate servono solo per verifiche tecniche e restano al massimo 7 giorni. Il bot si presenta sempre come assistente virtuale e Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento. Altri dettagli nelle domande frequenti sulla segreteria virtuale AI.
La Virtual Reception per un centro veterinario parte da 224 € al mese (IVA esclusa) per il canale telefono.
Il preventivo ha tre voci: attivazione una tantum (configurazione, collaudi e formazione dello staff), canone annuale o trimestrale e consumo oltre i 500 minuti di conversazione mensili inclusi, pari a circa 350 chiamate. Attivi solo i moduli che ti servono, come WhatsApp o i richiami vaccinali, e puoi aggiungerli in seguito; per i gruppi con più sedi il costo per sede scende al crescere delle sedi. L'integrazione con il gestionale veterinario ha un prezzo a forfait.
Di solito l'attivazione richiede 2–3 settimane e si può partire da una sola sede come pilota, dopo aver provato gratis il numero dimostrativo sul sito.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo centro veterinario.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segretaria virtuale AI di Run2AI.