Il tuo studio odontoiatrico riceve chiamate per prenotazioni, richiami di igiene e slot per urgenze. La Virtual Reception di Run2AI gestisce agende, richiami periodici e informazioni ai pazienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza perdere una telefonata.
I vantaggi concreti per il tuo studio dentistico
Automatizza telefonate e promemoria per le sedute di igiene periodica: conferme, riprogrammazioni e richiami riducono le assenze e alleggeriscono la segreteria.
Architettura cloud che risponde in parallelo su tutte le linee del tuo centralino: niente segnale di occupato nei picchi o quando i pazienti chiamano per dolore o urgenza odontoiatrica.
L'assistente virtuale risponde anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. Prenotazioni e richiami restano attivi quando il telefono dello studio è chiuso.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria si concentra sull'accoglienza in studio invece che sulle chiamate ripetitive.
Prenota visite dentistiche nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Gestisce promemoria e richiami per pulizie, controlli e igiene periodica
Riconosce le richieste urgenti e, con un meccanismo di sicurezza, trasferisce la chiamata a un operatore quando serve
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di strutture sanitarie che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
Sì, con il modulo opzionale di chiamate in uscita: la Virtual Reception può richiamare i pazienti a scadenza, per esempio 12 mesi dopo l'ultima seduta di igiene, proporre una data e fissarla nell'agenda dello studio. È una conversazione vera: il paziente può chiedere un altro giorno, fare domande o dire che non è interessato.
Per i richiami periodici serve un consenso solido del paziente; se vuoi trasformarli in vere campagne, confrontati con il tuo DPO e verifica il registro delle opposizioni. Come funziona il modulo è spiegato nella pagina sulle chiamate in uscita con AI.
La Virtual Reception si integra con Alfadocs e con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS e RB Software Center Ges.La.An. Con il gestionale integrato legge in tempo reale le agende dei professionisti dello studio, propone gli slot liberi e scrive l'appuntamento; i promemoria SMS o email che lo studio già invia continuano a partire.
Se lo studio usa un'agenda semplice, anche cartacea, il bot può appoggiarsi a Google Calendar o Outlook Calendar. Con Doctolib senza Vettore non c'è lettura in tempo reale: il bot raccoglie la richiesta per la segreteria o porta il paziente alla pagina di prenotazione online. Dettagli sull'integrazione con Alfadocs.
Dipende da come configuri ogni prestazione: la Virtual Reception prenota in autonomia quelle impostate come Integrata, per esempio una prima visita o una seduta di igiene, verificando la disponibilità e scrivendo l'appuntamento in agenda. Le prestazioni che il dentista vuole pianificare di persona, come le sedute di un piano di cure, si impostano come Da gestire: il bot raccoglie la richiesta e la segreteria la trova nel pannello in giallo, pronta da richiamare.
Se il nome di una prestazione è ambiguo, il bot lo chiarisce sul listino dello studio prima di prenotare. Con l'anagrafica sincronizzata riconosce chi chiama e chiede conferma ("Sta prenotando per Mario Rossi?"), anche quando un genitore prenota per un figlio. Un nuovo paziente viene creato nel gestionale dopo il controllo del codice fiscale, senza domande accessorie.
La Virtual Reception non dà consigli clinici e non valuta i sintomi: per dolore, gonfiore o trauma si attiene alle regole organizzative stabilite dallo studio. In orario può passare subito la chiamata alla segreteria; se lo studio riserva in agenda slot per le urgenze, decidi tu se il bot li propone o se raccoglie la richiesta come Da gestire.
Quando il paziente descrive una situazione grave e immediata, il bot riconosce gli elementi di urgenza, non prosegue con una prenotazione ordinaria, consiglia il pronto soccorso o il 118 e, se previsto, fa scattare un alert o passa la chiamata a una persona. Come un operatore, non può indovinare un'urgenza che il paziente non esprime. Su WhatsApp, se arriva la foto di una gengiva o di un dente, il bot si ferma e la reception riceve una notifica email per rispondere di persona.
Con il modulo di chiamate in uscita la Virtual Reception telefona al paziente qualche giorno prima dell'appuntamento, chiede conferma e, se serve, sposta o disdice: lo slot liberato compare subito nel pannello e la segreteria può riassegnarlo. Sulle sedute lunghe, come un intervento implantare o una devitalizzazione, una poltrona vuota pesa molto più di un buco dopo un controllo breve.
Puoi chiamare tutti gli appuntamenti presi dal gestionale oppure importare un file con i soli pazienti che non hanno risposto al promemoria SMS. Dopo 2–3 tentativi senza risposta può partire un messaggio WhatsApp. Aiutano anche le disdette in entrata: il paziente può disdire o spostare a qualsiasi ora, invece di non presentarsi perché a studio chiuso nessuno risponde.
Sì: la Virtual Reception si collega al telefono che lo studio usa già, e sei tu a decidere quali chiamate le arrivano, di solito quelle fuori orario e quelle a cui nessuno risponde perché la reception è impegnata con un paziente. Con un centralino VoIP si crea un interno dedicato; con una linea analogica si usa un numero dedicato con inoltro quando nessuno risponde; con il solo cellulare la deviazione si attiva e disattiva a mano.
In orario il bot può trasferire la chiamata alla segreteria; a studio chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi, che la mattina dopo trovi nel pannello (giallo da gestire, verde richiamato). Se non hai un centralino VoIP, Run2AI può metterti in contatto con un partner per un preventivo senza impegno.
Sì: la Virtual Reception si presenta sempre come assistente virtuale e richiama l'informativa privacy dello studio, e Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento. Al tuo DPO fornisce un'informativa dedicata e la documentazione sulla conformità dei server.
Le conversazioni dei pazienti non vengono usate per addestrare alcun modello. I dati stanno su Google Cloud Platform in Europa, con modelli AI eseguiti in Europa, sono crittografati a riposo e si cancellano in automatico dopo il periodo che scegli tu (per esempio tre mesi). Le registrazioni audio delle telefonate restano al massimo 7 giorni, solo per verifiche tecniche, e può ascoltarle soltanto il responsabile tecnico autorizzato.
Per uno studio dentistico la Virtual Reception sul canale telefono parte da 224 € al mese, IVA esclusa, con 500 minuti di conversazione effettiva inclusi ogni mese (circa 350 chiamate). Nella nostra esperienza il 30–40% dei clienti, che usa il bot fuori orario e nei picchi, resta dentro la soglia e non paga nulla a consumo; oltre la soglia si paga a minuto solo il traffico che arriva al bot.
A questo si aggiungono un'attivazione una tantum, che comprende configurazione, collaudi e formazione, e i moduli che scegli, come i richiami in uscita o WhatsApp. Di solito si parte in 2–3 settimane, anche con una prova di tre mesi a pagamento per verificare i risultati. Prima di tutto puoi chiamare il numero dimostrativo sul sito; trovi altre risposte nelle domande frequenti.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo studio dentistico.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segretaria virtuale AI per studi medici di Run2AI.