La tua farmacia riceve centinaia di chiamate al giorno tra rinnovo ricette, disponibilità farmaci e prenotazioni per servizi strumentali come holter pressorio, spirometria e analisi del sangue di prima istanza. La Virtual Reception di Run2AI gestisce tutto in automatico, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: risponde alle chiamate, organizza ritiri e appuntamenti per i servizi offerti in sede, e fornisce informazioni ai clienti senza perdere una sola telefonata.
I vantaggi concreti per la tua farmacia
L'assistente AI raccoglie al telefono e su WhatsApp le richieste di rinnovo ricette con i dati del cliente e le mette in ordine nel pannello: il farmacista le valida e avvisa il cliente quando la ricetta è pronta per il ritiro.
I clienti che chiamano per sapere se un farmaco è disponibile non restano in coda: l'assistente raccoglie la richiesta con nome, numero e prodotto e la passa al banco, che verifica e richiama.
L'assistente virtuale gestisce le richieste di appuntamento per holter pressorio, spirometria e analisi del sangue di prima istanza: raccoglie i dati utili, propone le fasce orarie disponibili e aggiorna il calendario della farmacia. Il servizio è attivo 24/7, così il cliente può prenotare anche fuori dall'orario di apertura.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 euro, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 euro. Il personale della farmacia viene liberato dalle attività ripetitive al telefono e può dedicarsi alla consulenza al banco e alla dispensazione.
Raccoglie le richieste di rinnovo ricette con i dati del cliente e le passa al farmacista, che le valida e avvisa quando la ricetta è pronta
Raccoglie le domande sulla disponibilità di un farmaco e le passa al banco, così il farmacista verifica e richiama il cliente
Prenota in automatico gli slot per holter pressorio, spirometria e analisi del sangue di prima istanza, raccogliendo preparazione (digiuno, sospensioni), durata della prova e preferenze orarie in linea con il calendario della farmacia
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Risponde alle domande su orari di apertura, turni, servizi disponibili in farmacia, prerequisiti per holter e spirometria e informazioni generali sulle analisi di prima istanza
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di chi usa la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
Sì: la Virtual Reception di Run2AI prenota i servizi che la farmacia offre su appuntamento, come holter pressorio, spirometria e analisi del sangue di prima istanza, proponendo solo le fasce orarie libere nel calendario della farmacia.
Prima di proporre una data il bot legge le istruzioni di preparazione che hai inserito, per esempio digiuno o sospensioni, e le comunica al cliente. Per ogni servizio scegli tu il comportamento:
La Virtual Reception raccoglie le richieste di rinnovo ricette al telefono e su WhatsApp e le mette in ordine nel pannello, dove il farmacista le valida e le gestisce quando ha un momento libero dal banco.
Ogni richiesta arriva con nome, numero e sintesi e funziona come un piccolo ticket: gialla finché è da gestire, verde quando il cliente è stato ricontattato, con traccia di chi l'ha seguita e quando. Se su WhatsApp arriva la foto di una ricetta scritta a penna, il bot non prova a leggerla: si ferma, la farmacia riceve una notifica via email e un collega risponde direttamente al cliente. Anche i messaggi vocali vengono trascritti e restano riascoltabili. Come funziona il canale lo trovi nella pagina sul bot WhatsApp con AI.
No: la segreteria virtuale della farmacia non dà consigli su farmaci, dosaggi, interazioni o sintomi, perché sono domande che spettano al farmacista.
In orario il bot trasferisce la chiamata al banco o all'interno che hai indicato; a farmacia chiusa registra una richiesta di ricontatto con la sintesi della domanda, così il farmacista richiama sapendo già di cosa si tratta. Se dalla conversazione emerge un'urgenza, non prosegue con la richiesta ordinaria e indica il 118 o il pronto soccorso. Il suo perimetro resta organizzativo e informativo: orari, turni, servizi, preparazioni e prenotazioni. È una garanzia per il cliente e una tutela per la farmacia.
Le decide la farmacia: con le regole del centralino scegli quali chiamate passano alla Virtual Reception, per esempio quelle fuori orario e quelle che arrivano quando tutto il personale è al banco.
Molte telefonate in farmacia sono brevi e sempre uguali: orari, turni, servizi disponibili, come prepararsi a un holter o a una spirometria. Il bot risponde con le informazioni che inserisci nel pannello e lascia al personale ciò che richiede una persona. Con un centralino VoIP si crea un interno dedicato; con una linea tradizionale si usa un numero dedicato con inoltro di chiamata quando nessuno risponde. L'unico limite alle conversazioni contemporanee sono le linee del centralino: con dodici linee, il bot sostiene dodici conversazioni insieme.
Sì: se la farmacia non usa un gestionale per le prenotazioni, la Virtual Reception può lavorare su Google Calendar o Outlook Calendar, leggendo le disponibilità e inserendo direttamente gli appuntamenti per i servizi.
Il personale vede le prenotazioni del bot direttamente nel calendario della farmacia, mentre durata e preparazione di ogni servizio restano nella documentazione che il bot usa per rispondere. È la soluzione per chi oggi segna gli appuntamenti su un'agenda semplice, anche cartacea. Maggiori dettagli nella pagina sull'integrazione con Google Calendar.
Sì: la Virtual Reception nasce multisede, quindi un gruppo o una catena può gestire più farmacie con un'unica configurazione e informazioni diverse per ciascun punto vendita.
Per ogni farmacia imposti orari, indirizzo, turni, chiusure straordinarie e servizi disponibili. Se ogni punto vendita ha il proprio numero, il bot sa già da dove arriva la chiamata; con un numero unico chiede al cliente a quale farmacia si riferisce. Il personale può essere associato a uno o più punti vendita e nel pannello vede solo le richieste di sua competenza. Il costo per sede scende al crescere del numero di farmacie, e si può iniziare con un pilota su una sola.
Sì: la Virtual Reception tratta i dati dei clienti della farmacia nel rispetto del GDPR, con archiviazione su Google Cloud Platform in Europa e modelli AI eseguiti in Europa.
Anche il nome di un farmaco o di un servizio prenotato può rivelare informazioni sulla salute, per questo:
Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento. Le altre domande su privacy e registrazioni sono raccolte nelle FAQ sulla segreteria virtuale AI.
La Virtual Reception per una farmacia parte da 224 € al mese (IVA esclusa) per il canale telefono.
Il costo ha tre voci: un'attivazione una tantum, che comprende configurazione, collaudi e formazione del personale, un canone annuale o trimestrale e il consumo oltre la soglia inclusa, pari a 500 minuti di conversazione effettiva al mese, circa 350 chiamate. Si conta solo il traffico che arriva al bot: nella nostra esperienza, chi lo usa fuori orario e nei picchi resta spesso dentro la soglia. WhatsApp e chat del sito si aggiungono solo se servono.
Di solito la farmacia è operativa in 2–3 settimane, e il numero dimostrativo sul sito si può chiamare gratis in qualsiasi momento per sentire come risponde.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nella tua farmacia.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: l'assistente telefonico per studio medico di Run2AI.